ビジネスフォン導入を検討中の方へ｜リースと購入、どちらが最適？

オフィスや事業拠点での業務効率を高めるために、ビジネスフォンの導入を検討する企業は少なくありません。しかし、導入方法には「リース」「購入」「レンタル」などがあり、どの手段が自社に適しているのか判断に迷うケースも多いです。

以下のようなお悩みはありませんか？

本記事では、リースと購入の違いを中心に、初期費用・税務処理・総コストの観点から徹底比較します。自社の資金繰りや業務体制に合った導入方法を見つけ、固定費を無理なく最適化するための判断材料を提供します。

ビジネスフォン導入前に知っておくべき判断ポイント

ビジネスフォンの導入方法を選ぶ前に、まず考えるべきなのは自社の運用目的と業務体制に適しているかどうかです。機器の価格や月額費用だけで判断してしまうと、後々のトラブルやコスト増につながる可能性があります。

選択の前に検討したい観点は以下の通りです。

たとえば、数年以内に移転や業務転換の予定がある場合は、長期契約となるリースよりも柔軟性の高い方法が向いています。一方で、使用機器を自社資産として扱い、経費ではなく固定資産として管理したい企業にとっては購入の方が合っていることもあります。

どの選択肢が「安く済むか」ではなく、「自社の運用において無理なく、長く活用できるか」を軸に検討することが重要です。

資金繰り・使用計画に影響する導入方法の違い

ビジネスフォンの導入方法は、月々の支払い負担や、予算編成への影響度合いに大きく関係します。特に、資金繰りに余裕のない中小企業やスタートアップにとっては、初期費用の大小が判断の決め手になることも少なくありません。

導入方法	初期費用	月々の支払い	所有権	財務処理
購入	高額（一括支払い）	なし	自社	減価償却が必要
リース	抑えられる（月額）	月々支払いが発生	リース会社	経費として処理可能
レンタル	少額またはなし	利用期間のみ支払い	貸与元	経費扱い、短期向け

このように、初期投資を抑えるならリースやレンタルが有利ですが、長期間使う前提なら購入の方が総額を抑えられる可能性もあります。また、税務処理の扱いも異なるため、会計処理や節税面からの影響も考慮する必要があります。

リースと購入、それぞれの仕組みと特徴

ビジネスフォンを導入する際、リースと購入では契約形態・費用構造・導入の流れに大きな違いがあります。ここでは、それぞれの特徴を把握し、どのような仕組みで利用が始まるのかを整理していきます。

まず、購入の場合は、機器を一括または分割で購入し、所有権が企業側に移る形です。新品でも中古でも選択が可能で、導入後の構成変更や追加購入も自由度があります。ただし、初期費用が大きくなりやすい点や、保守契約を別途結ぶ必要がある場合が多いため、資金に余裕がある企業向きです。

一方、リース契約では、契約期間中に機器を借りる形で利用することになります。契約終了までに一括で返却する必要があるほか、途中での解約や機器変更が基本的に認められていません。また、リース機器は所有権がリース会社にあるため、中古再利用や転売は不可です。

導入方法の流れ・費用構造・契約期間の違い

以下に、リースと購入それぞれの導入の流れと費用構造の主な違いを表にまとめます。

項目	購入	リース契約
契約手続き	見積→購入契約→設置	審査→リース契約→設置→リース開始
支払い方法	一括または分割支払い	月額のリース料金（固定）
契約期間	指定なし（任意）	3年〜6年が一般的
所有権	企業側	リース会社
中途解約・機種変更	可能（購入し直しで対応）	原則不可（中途解約金が発生する場合あり）
税務処理	減価償却による資産計上	経費処理が可能
故障時の対応	保守契約の有無による	保守サービス込みの契約が多い

購入は柔軟性と自由度が高い一方で、リースは月額で費用を平準化しやすく、予算管理がしやすいという特徴があります。ただし、契約期間中の使い勝手や故障時の対応が契約内容に大きく左右されるため、契約前の内容確認が非常に重要です。

初期費用と総額コストの比較

ビジネスフォンの導入では、初期費用と長期的な総額コストのバランスが意思決定に大きく影響します。とくに、限られた予算内での導入や月々のキャッシュフローを重視する企業にとって、どの方法が最適かは慎重に見極める必要があります。

購入の場合、一括での支払いが原則となり、費用としては電話機やPBX装置の価格、工事費、設定費などが一度に発生します。これにより、初期の支出は大きくなる一方、以降の費用は比較的少なく済むため、長期的に見るとコストパフォーマンスが良くなる可能性があります。

一方でリース契約では、初期費用を抑えることが可能です。導入時に大きな出費がなく、月額のリース料金を一定期間支払うことで利用できます。ただし、契約期間が長くなるほど総支払額は購入より高くなる傾向があります。これが「割高」と感じられる要因です。

リース料金と一括購入、どちらがコストを抑えられるか

実際の導入でかかる費用を比較するために、具体的な金額例をもとにシミュレーションしてみましょう。

項目	購入	リース（5年契約）
初期費用（機器＋工事）	約50万円（新品5台＋工事一式）	約5万円（初期工事費のみ）
月額費用	なし	約9,000円 × 60か月（総額54万円）
契約満了後の所有権	自社に残る	リース会社に返却
総額	約50万円	約59万円（税別、リース手数料含む）

上記のように、長期間使用する前提であれば購入の方が安く済む場合があります。ただし、機器の老朽化や故障による交換コスト、システムの更新なども考慮する必要があります。

一方、リースでは月々の支出を一定に保てるため、資金繰りが読みやすいというメリットがあります。これにより、初期投資が困難な企業でも導入がしやすいという特長があります。

このように、単純な総額だけでなく、資金の流れと事業計画への影響を踏まえて比較検討することが大切です。

税務処理と経費計上の違い

ビジネスフォンの導入方法は、税務処理や経費としての扱いにも大きな影響を与えます。導入後の会計処理や固定資産管理の手間、節税効果などを考慮することは、企業の財務担当者にとって非常に重要です。

まず、購入の場合、ビジネスフォンは「資産」として扱われ、原則として減価償却の対象になります。新品の電話機やPBX装置などは、法定耐用年数（一般的には5年）に従って数年に分けて費用計上されます。これにより、初年度に全額を経費とすることはできません。

一方、リース契約では、契約形態にもよりますが、支払ったリース料金を毎月そのまま経費として処理できるケースが一般的です。特に、ファイナンス・リースではなくオペレーティング・リースの場合、資産計上不要で、固定費として月々の費用を安定して計上できるため、中小企業や資金繰りに敏感な企業に適しています。

減価償却とリース経費、会計処理上のメリットを整理

項目	購入	リース契約
会計上の扱い	固定資産（資産計上）	経費処理
減価償却の必要	必要（5年程度）	不要（毎月の支払いを経費処理）
初年度の費用化可能額	一部のみ（年割で処理）	全額（月額分すべて）
節税効果の即時性	低い	高い
固定資産税・資産管理の手間	発生（機器台帳への記載などが必要）	不要（資産扱いではないため）

購入の場合は、長期的にはコストを抑えられても、短期的な節税効果は限定的です。また、機器が固定資産として管理されるため、資産台帳の作成や償却計算など、会計処理の手間も増える傾向があります。

一方で、リースは会計処理がシンプルで即効性のある経費化が可能なため、年度内の利益調整や税金対策として有効に活用できる方法と言えるでしょう。

自社に合った選択をするための具体的な判断基準

ビジネスフォンの導入方法は、企業の業種・規模・運用体制によって最適な選択が異なります。コストだけでなく、将来的な使用計画や組織の成長性も含めて検討することが重要です。

以下のような観点から、自社に合った導入方法を見極めることができます。

また、複合機との連携や社内の内線システム（PBX）の拡張性など、他のITインフラとの連動も導入方法に影響します。とくに拠点数が多い企業では、将来的な機器追加や更新の柔軟性も重要になります。

業務形態・利用期間・成長段階でどう選ぶか

企業の運営状況によって、ビジネスフォンの導入方法は変わります。以下の表に、業務形態や企業フェーズ別におすすめの導入方法を整理します。

企業状況	適した導入方法	理由
起業直後・初期フェーズ	リース契約	初期費用を抑えつつ、安定した利用が可能なため
一時的なプロジェクトや短期利用	レンタル	短期間のみの使用に対応でき、不要になれば返却できるため
安定経営・長期利用前提の企業	購入	長期間使用すれば総額が安く済み、資産としても活用できるため
拡張性や機能更新を重視する企業	リース契約	リース期間満了後に新機種へ更新しやすいため
中古機器でコストを抑えたい場合	購入（中古）	機能が満たされるなら一括購入で最もコストが低くなるため

このように、導入時だけでなく「導入後の運用方針」や「期間中の変更の有無」も重要な判断材料となります。たとえば、頻繁な移転やレイアウト変更がある企業では、柔軟性に優れるリースの方が業務の妨げになりにくいという判断もできます。

単に安く導入できるかではなく、トータルで得かどうかを見極めることが、導入失敗を避けるポイントです。

まとめ

ビジネスフォンの導入では、リースと購入で初期費用・税務処理・総コストに大きな違いがあります。資金繰りや使用期間、業務内容に応じて、自社にとって最も無理のない選択肢を見極めることが重要です。短期的な節税や柔軟性を求めるならリース、長期的なコスト削減を重視するなら購入が有効です。一時的な利用にはレンタルという選択肢もあります。導入後のトラブルや費用増加を防ぐためにも、事前の比較と確認が欠かせません。