ビジネスフォンとは？機能や費用、メリット・デメリット、導入ポイントを徹底解説

ビジネスフォンとは、社内外の通話を効率化し、内線機能や転送機能、スマホ連携などを備えたオフィス向けの電話システムです。家庭用電話とは異なり、複数回線や内線同時通話に対応することで、業務の効率化や顧客対応の質の向上が図れます。

本記事では、導入にかかる費用や工事の流れ、主装置や機器の特徴、メリット・デメリットをわかりやすく解説しながら、失敗しない選び方を紹介します。導入前に知っておきたいポイントを押さえ、自社に最適なビジネスフォン環境を整えるための参考としてご活用ください。

ビジネスフォンの基本構造と仕組み

ビジネスフォンは、主装置（PBX）を中心とした通信システムで構成されており、複数の電話機や外線回線を一元的に管理・制御します。主装置は社内の内線通話や外線接続、転送機能、着信グループ設定などを司る中核的な役割を担い、オフィスの規模や用途に応じて拡張・設定が可能です。

この構造により、従業員ごとに個別の電話番号を割り当てたり、同時通話や保留転送をスムーズに行えるなど、社内外のコミュニケーションを効率化できます。また、主装置と電話機の接続はLAN配線やデジタル回線を用いるため、ネットワークやサーバー環境との連携も柔軟に設計可能です。

導入の際は、通信回線の種類（アナログ、ISDN、光回線）や、利用状況に応じた構成を選択することが重要です。

主装置と電話機の役割とは

主装置と電話機は、それぞれ異なる役割を担っています。

機器名	役割	特徴
主装置（PBX）	電話全体の制御・管理	内線制御、外線接続、通話履歴管理、転送設定
ビジネスフォン電話機	通話操作・着信・保留等	機能ボタン付き、多機能モデルではディスプレイやヘッドセット端子も搭載

主装置がなければ、複数の電話機を効率よく連携させることができません。また、電話機単体では内線通話や転送操作が行えないため、基本的にはセットで導入されます。

最近では、クラウド型PBXの登場により、物理的な主装置が不要な構成も可能となっており、中小企業やスタートアップでも導入しやすくなっています。会社の規模や運用方針に応じて、最適な仕組みを選ぶことが鍵となります。

家庭用電話機との違いとビジネスフォンの特徴

ビジネスフォンは、家庭用電話機とは大きく異なる設計と機能性を持っています。家庭用電話は単独で回線に接続し、個人の通話を目的としたシンプルな構成ですが、ビジネスフォンは複数人・複数部署の同時使用を前提とした業務用通信機器です。

特に注目すべき違いは、同時通話・内線通話・保留転送・着信振り分けといった業務効率化に欠かせない機能を標準で備えている点です。企業の規模や運用方法に応じたカスタマイズも可能で、通信インフラとしての信頼性が求められる場面に最適です。

また、通信コストの抑制や、社内外とのスムーズなやり取りを実現することができ、特に顧客対応が頻繁なオフィスやコールセンターでは必須の設備とも言えます。

オフィスに求められる通話機能と内線対応

ビジネスフォンは、オフィス内での業務効率を高めるための機能が充実しています。以下に主な特徴を表で整理します。

機能	内容	効果
内線通話	社内の電話機間での無料通話	通信コストの削減、即時連絡
保留・転送	外部からの通話を他の担当者に転送	顧客対応のスムーズ化
着信グループ設定	複数の電話機に同時着信	担当不在時も機会損失を防止
発信者番号表示	顧客情報を事前に把握可能	対応の質向上
スマホ・PCとの連携	外出先でも内線利用可	テレワーク対応、柔軟な働き方支援

このように、家庭用電話にはない柔軟性と拡張性を持ち、社内コミュニケーションの質を高めることができます。

導入時に知っておくべき費用と工事の流れ

ビジネスフォンの導入には、機器購入費・主装置費用・設置工事費・通信契約費など、複数のコストが発生します。導入目的や企業規模によって費用は大きく異なりますが、初期費用が想定以上にかかるケースもあるため、事前の見積もり確認と比較検討が重要です。

また、設置には専門の業者による配線工事や主装置の設定作業が必要であり、工事の範囲によっては社内ネットワークやインターネットとの連携が発生することもあります。構築期間は最短で1〜2日、複雑な構成では1週間以上を要することも。

費用の目安を以下に整理します。

項目	概要	参考価格帯
主装置（PBX）	通信管理の中枢	50,000円〜200,000円
ビジネスフォン電話機（1台）	多機能型が一般的	10,000円〜40,000円
配線・設定工事	導入に必要な初期作業	30,000円〜100,000円
通信契約費用	光回線・IP電話など	月額3,000円〜10,000円程度

機器の購入・契約・設置にかかるコスト

ビジネスフォン導入の際、どこまで自社で対応し、どこを外部業者に任せるかも費用に大きく影響します。

導入のタイミングや規模によっては、大きなコストと時間が発生するため、不要な機能や過剰スペックの見直しも検討すべきポイントです。

最近では、「0円導入」などのキャンペーンを活用することで、初期費用を抑えてスタートできる方法も増えています。

ビジネスフォン導入のメリットとデメリット

ビジネスフォンを導入することには、業務効率化・通信コストの削減・顧客対応力の向上など多くのメリットがあります。しかし一方で、初期投資の高さや運用管理の複雑さなど、検討すべきデメリットも存在します。

導入を検討する際には、これらの利点とリスクを総合的に判断し、自社の目的や状況に合致しているかを見極めることが重要です。

業務効率化と通信コスト削減の可能性

このように、コストと利便性のバランスをどう取るかが導入判断の鍵となります。特に、規模が小さい企業やスタートアップにとっては、過剰な機能や高額な機器を避け、必要な範囲だけ導入する戦略が有効です。

企業規模や業種別に最適な選び方

ビジネスフォンの選定は、企業の規模や業種、通信環境に応じて大きく異なります。一律のモデルを導入するのではなく、業務フローや従業員数、通話頻度に合わせて適切な構成を選ぶことがポイントです。

たとえば、中小企業や小規模オフィスでは、必要最低限の電話機数と内線機能に絞った設計がコスト面でも現実的です。一方、複数拠点や部門が存在する企業では、主装置の拡張性やクラウド型PBXなどが選択肢に加わります。

小規模オフィス・中規模企業向けの選定基準

以下に、企業のタイプ別におすすめされるビジネスフォン構成を比較形式で整理します。

企業規模	おすすめ構成	理由
1～5名の小規模オフィス	主装置＋電話機2～3台、必要最低限の内線	導入費を抑えつつ最低限の通話機能を確保
6～20名の中小企業	標準的な主装置＋電話機5～10台、転送機能	内線・外線対応とフロント業務の効率化
複数拠点・部門あり	拡張型PBX or クラウドPBX、IP電話端末	管理の一元化とフレキシブルな対応を可能に
営業系・コール対応業種	着信グループ＋通話録音＋ヘッドセット対応機	顧客対応の品質維持と情報共有に強み

また、業種によっても必要な機能は異なります。たとえば、不動産業や法律事務所では「通話録音」や「通話履歴管理」が重要視され、クリニックや医療系では「複数着信」「時間帯ルール設定」などが求められることがあります。

「どの機能が自社にとって本当に必要か？」を見極め、無駄のない導入を目指すことで、初期コストや管理負担を最小限に抑えることができます。

スマホ連携やインターネット活用などの拡張機能

近年のビジネスフォンは、従来の音声通話機能だけでなく、スマホ連携やインターネット回線の活用により、より柔軟で効率的な通信システムへと進化しています。これにより、オフィス外でも内線通話が可能となり、テレワークや外出業務が多い企業にとっては大きな利点となります。

特に、クラウドPBX（インターネットを利用した主装置機能）を導入することで、物理的な主装置が不要となり、設置コストの削減や設定の自由度が向上します。また、スマートフォンやパソコンに専用アプリをインストールするだけで、ビジネスフォンの機能をフル活用できる環境が整えられます。

最新システムとの接続による利便性

現代のビジネス環境では、以下のような拡張機能が注目されています。

拡張機能	概要	メリット
スマホ内線化	アプリで社用スマホが内線端末に	外出先でも社内と同様の通話環境を実現
クラウドPBX	インターネットで主装置機能を代替	機器不要・リモートでの管理・拠点間通話無料
IP電話接続	インターネット経由で通話	音質向上・通話料金の抑制
CRM・CTI連携	顧客管理システムと通話を統合	顧客情報を即時表示し、対応時間を短縮
ウェブ会議・チャット連携	TeamsやSlackとの統合	コミュニケーションの一元化が可能

これらの機能は特に成長フェーズにある企業にとって、スピードと柔軟性を両立するうえで非常に有効です。

また、初期費用や機器の管理を抑えたい場合にも、クラウド型サービスは導入のハードルを下げる選択肢となります。

ビジネスフォンは不要か検討すべきケースと対策

すべての企業にとってビジネスフォンが必要とは限りません。近年はスマートフォンやチャットツールの普及により、必ずしも固定電話システムを導入しなくても、十分に業務が回るケースも増えています。

ここでは、ビジネスフォンが不要と考えられる状況と、それに対する判断基準を整理します。

導入を見送るべき状況とその理由

以下に、ビジネスフォンが不要または導入すべきでないケースをまとめました。

状況	解説	代替手段
従業員数が極端に少ない場合	1〜2名の個人事業やスタートアップ初期段階	スマホ1台で十分対応可能
固定回線を使わない業種	フルリモート・訪問営業など、物理オフィスを持たない業態	モバイル端末とクラウドツールで完結
通信費や設置費用を極力抑えたい	初期投資が困難なフェーズ	無料通話アプリ、サブスクPBXなどの導入
顧客対応がチャットやメール中心	電話応対の頻度が少ない業務スタイル	メール・フォーム対応の強化で代用可能

ただし、不要と判断する前に注意すべき点もあります。例えば、信頼性の面では固定番号のある企業の方が顧客に安心感を与えやすいというデータもあります。

また、社内でのコミュニケーションが頻繁に発生するようになると、後からビジネスフォンの必要性が浮上することもあるため、将来的な拡張の可否や、再導入のしやすさも事前に検討すべきポイントです。

短期的なコスト削減だけでなく、中長期的な運用の柔軟性も考慮して、「導入しない選択」が本当に正しいかを判断することが重要です。

まとめ

ビジネスフォンの導入には一定の初期費用がかかるという印象が強い中、初期費用0円で始められるサービスとして注目されているのが「ビジフォンNavi」です。
これは、通信回線契約とセットでビジネスフォン（3台まで）とホームページ制作を無料提供する日本通信機器の特別プランで、コストを抑えつつ通信環境を一新したい企業にとって最適な選択肢となります。

特に、起業直後のスタートアップや中小企業、スモールオフィスでは、導入コストが障壁となりやすいため、このような「Wゼロ円キャンペーン」は非常に魅力的です。

無料導入キャンペーンとその仕組み

「ビジフォンNavi」の特徴を以下にまとめます。

項目	内容
提供内容	中古ビジネスフォン（3台まで）＋ホームページ制作
費用	機器代・設置費・HP制作費：0円（※一部条件あり）
条件	指定の光回線・通信サービスと同時契約
サポート	初期設置から運用サポートまで対応
おすすめ対象	初めての通信インフラ導入を考える企業・事業主

さらに、申し込み前に無料相談が可能で、通信環境や業種に合わせた最適な提案を受けられる点も安心材料です。

ビジネスフォンは、内線通話・転送機能・スマホ連携といった多彩な機能を備え、企業の業務効率と顧客対応の質を高めるための強力なツールです。

しかし、主装置や配線工事などの初期投資の負担や運用の複雑性もあるため、企業規模や業種に合った構成と導入タイミングを見極めることが重要です。もし、「費用がネック」「何から始めればよいかわからない」と感じているなら、通信回線契約とセットで0円導入できる『ビジフォンNavi』の活用を検討してみるのも一つの方法です。

無料相談からスタートでき、初期コストを抑えながらプロのサポートを受けられる環境は、これから通信インフラを整えたい企業にとって心強い選択肢となるでしょう。